Ce qui différencie un individu qui ne génère pas un seul euro en tant que freelance d’un entrepreneur à succès réside en grande partie dans sa capacité à être productif et organisé.
Dès le matin, il est essentiel d’avoir un projet clair et de visualiser le chemin à parcourir pour apporter de la valeur à sa vie et à sa carrière.
Je souhaite vous dévoiler, dans cet article, toutes mes astuces ainsi qu’un plan d’action que vous pouvez adapter à votre routine pour multiplier par 100 votre productivité.
Si l’on évoque Elon Musk, c’est bel et bien sa productivité hors norme et sa capacité à diriger simultanément plusieurs entreprises, comme Tesla et SpaceX, qui lui confèrent le titre d’un des entrepreneurs les plus influents de notre époque.
Lorsque vous êtes plus productif, vous pouvez réaliser davantage en moins de temps, ce qui peut accélérer la réalisation de vos objectifs et la concrétisation de vos projets de vie.
L’enjeu n’est pas nécessairement de faire les choses plus rapidement, mais plutôt plus intelligemment.
Il s’agit d’exploiter les outils modernes pour libérer du temps, dès le matin, et se concentrer sur ce qui est vraiment crucial pour votre activité.
L’importance de la planification et de la priorisation
Si vous désirez propulser votre entreprise, vous devez pouvoir distinguer les actions qui catalyseront son expansion.
Vous avez besoin d’une vision limpide de ce qui favorisera la croissance de votre entreprise à l’instant présent. Est-ce axé sur les ventes ? L’élaboration de processus ? Le recrutement ?
À ce sujet, je tiens à distinguer deux catégories de tâches :
Les tâches Macro :
Il s’agit d’objectifs majeurs, comme par exemple attirer un certain nombre de clients. Pour les prioriser, je vous suggère d’appliquer la loi de Pareto : 20% de vos actions produiront 80% de vos résultats. Pour être efficace, identifiez les actions à forte valeur ajoutée. Consacrez-y davantage d’efforts et envisagez de déléguer le reste.
Les tâches Micro :
Ce sont des tâches quotidiennes qui soutiennent une tâche macro, comme l’envoi d’un courriel commercial.
Pour classer ces tâches micro, j’utilise la matrice d’Eisenhower. Bien que le terme “matrice” puisse vous sembler complexe, c’est en réalité assez simple. Cette matrice se divise en quatre quadrants, allant des tâches à la fois urgentes et importantes aux distractions non essentielles.
Maintenant que vous avez discerné les tâches prioritaires, je vous conseille de les planifier de manière judicieuse.
Si vous avez des tâches macro importantes à réaliser, pensez à les scinder en étapes micro.
Cela peut alléger la perception de la tâche et vous offrir une satisfaction à chaque étape franchie.
Revenons à Elon Musk, qui est réputé pour segmenter son temps en tranches de cinq minutes.
Cette approche, souvent dénommée “time blocking”, vise à améliorer la productivité grâce à une organisation rigoureuse.
Enfin, vous pouvez adopter un agenda ou un outil de planification pour orchestrer vos missions.
Même si je ne suis pas un grand adepte de ces ressources actuellement, elles m’ont été très utiles à mes débuts.
Mono tâche vs Multi tâche
On a tendance à croire que gérer plusieurs activités simultanément nous rend plus rapides et plus efficaces.
Ce n’est pas vraiment le cas.
Jongler avec plusieurs tâches revient à n’avancer sur aucune ou à progresser à pas de tortue sur toutes.
En réalité, pour être productif, il est essentiel de se concentrer à 100% sur ce que l’on fait et d’atteindre cet état de concentration intense, souvent appelé “deep work“.
Lors de ces moments, vous plongez profondément dans une tâche nécessitant des compétences cognitives avancées, et c’est ainsi que vous progressez réellement sur votre liste de tâches.
Atteindre cet état de “Deep Work” est un défi dans notre ère moderne, où les distractions comme les emails et les réseaux sociaux sont omniprésents.
Et c’est précisément ce qui rend le Deep Work si précieux : il vous permet de produire des travaux de haute qualité rapidement.
Les personnes hyper-productives semblent jongler avec plusieurs tâches, mais elles sont en réalité concentrées sur une seule à la fois.
Elon Musk parle d’ailleurs de “batching”.
Le “batching” est une méthode qui consiste à regrouper des tâches similaires pour les traiter en bloc, plutôt que de sauter d’une tâche à l’autre tout au long de la journée.
Cette technique vous aide à ne pas perdre le fil et à maintenir cet état de concentration, ce qui peut renforcer la productivité.
En résumé, si vous voulez être productif, concentrez-vous sur une tâche à la fois.
Éliminer les distractions et optimiser son environnement de travail
Il est crucial de se débarrasser des distractions pour booster votre productivité. Je vais vous partager trois stratégies pour minimiser les perturbations.
Créez un environnement de travail favorable : Assurez-vous que votre espace de travail soit net, bien organisé et exempt de distractions. Cela pourrait signifier de ranger votre bureau, d’utiliser un casque antibruit ou de vous installer dans un endroit tranquille.
Personnellement, j’utilise des écouteurs, un écran double et un diffuseur d’huiles essentielles pour me focaliser.
Désactivez les notifications : Les alertes de votre téléphone, ordinateur ou autres appareils peuvent être une grande source de distraction. Pensez à les désactiver quand vous devez vous concentrer.
Pratiquez la pleine conscience : La pleine conscience peut vous aider à rester centré sur la tâche actuelle et à éloigner les distractions. En gros, il s’agit de prendre conscience lorsque votre esprit commence à vagabonder. C’est normal.
Votre cerveau recherchera toujours la facilité.
Il vous appartient donc de le ramener sur la voie de la concentration.
Les techniques de productivité
En plus des suggestions précédentes, vous avez la possibilité d’adopter différentes techniques pour améliorer votre productivité.
Je dois avouer que je ne suis pas particulièrement adepte de ces méthodes, mais je sais que certaines personnes les considèrent comme essentielles à leur efficacité.
La technique la plus populaire est sans doute la technique du pomodoro.
Voici comment la technique Pomodoro fonctionne :
- Choisissez une tâche à accomplir : Cela peut être n’importe quelle tâche, professionnelle ou domestique.
- Mettez un minuteur à 25 minutes : Cette durée de 25 minutes est ce qu’on appelle un “Pomodoro”.
- Concentrez-vous sur votre tâche jusqu’à ce que le minuteur sonne : Pendant ces 25 minutes, restez uniquement focalisé sur la tâche choisie.
- Accordez-vous une pause de 5 minutes : Lorsque le minuteur sonne, arrêtez-vous et prenez un court repos. C’est une opportunité pour votre cerveau de recharger ses batteries.
- Recommencez le processus : Après votre pause, remettez le minuteur à 25 minutes et reprenez votre travail.
- Prenez une pause plus longue après quatre “Pomodoros” : Après quatre cycles de travail et de repos, accordez-vous une pause plus étendue, généralement entre 15 et 30 minutes.
Il y a bien sûr d’autres techniques, comme la méthode Kanban ou la technique du “Time Blocking”.
Cependant, je ne vais pas les détailler ici car ne les pratiquant pas, je ne serais pas la meilleure personne pour vous les présenter.
Limiter les communications
Les réunions et autres échanges peuvent être cruciaux pour le bon déroulement d’une entreprise ou d’une équipe. Cependant, si elles ne sont pas bien orchestrées, elles peuvent aussi s’avérer être une source majeure de distraction et d’inefficacité.
Je crois que le principal inconvénient des réunions est qu’elles obligent votre cerveau à se recentrer, rompant ainsi votre concentration.
En réduisant le nombre de réunions et en gérant mieux les communications, vous pouvez économiser du temps, minimiser les distractions et booster votre productivité.
Idéalement, essayez de regrouper vos réunions sur une même journée.
Cela vous permettra de consacrer d’autres journées exclusivement à la productivité.
Utiliser des effets de levier
L’effet de levier, en matière de productivité, consiste à exploiter des ressources ou des outils qui amplifient l’efficacité de votre travail.
Voici quelques méthodes pour mettre en œuvre cet effet de levier et booster votre productivité :
Délégation : Si vous avez des tâches que quelqu’un d’autre peut réaliser, déléguez les.
Cela vous permettra de vous concentrer sur les missions qui requièrent réellement vos compétences et votre attention.
Pour cela, n’hésitez pas à recourir à la technique du Pareto que j’ai mentionnée précédemment.
Externalisation : Considérez l’externalisation pour les missions qui ne sont pas de votre ressort ou qui sont chronophages.
Vous pourriez par exemple externaliser la comptabilité, la gestion de vos réseaux sociaux ou la création d’un site web.
D’ailleurs, si vous souhaitez bénéficier des services de mon agence, n’hésitez pas à prendre un appel de découverte pour pouvoir en discuter avec moi.
Formation et apprentissage : Bien que prendre du temps pour apprendre de nouvelles compétences puisse sembler inopportun à court terme, cela peut significativement améliorer votre productivité sur le long terme. Cela peut impliquer de maîtriser un nouveau logiciel qui optimise votre travail ou de suivre une formation pour perfectionner vos compétences en gestion du temps.
Prendre soin de votre santé : L’un des leviers les plus efficaces pour la productivité est votre bien-être. Un sommeil de qualité, une alimentation équilibrée et une activité physique régulière sont autant de facteurs qui renforcent votre concentration, votre mémoire et votre productivité.
Utiliser l’IA et les bons outils
Mettez la technologie à profit pour automatiser les missions récurrentes.
Par exemple, automatiser les réponses à des emails fréquents, employer des outils de planification pour vos posts sur les réseaux sociaux, ou instaurer des rappels automatiques pour les tâches régulières.
De nombreux outils et applications sont à votre disposition pour structurer votre travail, gérer vos missions, optimiser votre communication, et renforcer votre concentration. Trello, Asana, Slack ou encore des logiciels anti-distractions peuvent grandement favoriser votre productivité.
Considérez que si vous devez effectuer deux fois la même mission, il y a probablement moyen de l’automatiser.
De plus, avec la progression de l’IA, vous pouvez déléguer de plus en plus de missions.
D’ailleurs, c’est grâce à GPT-4 que j’ai pu vous détailler la technique du pomodoro, bien que je ne l’utilise pas moi-même.
Je suis convaincu que l’aptitude à maîtriser ces technologies créera un écart significatif entre les personnes.
La différence de productivité entre quelqu’un qui sait utiliser ces outils et quelqu’un qui ne le peut pas peut être décuplée.
Il est donc dans votre intérêt de vous familiariser avec ces outils dès maintenant et de renforcer vos compétences techniques.
Bonus : Se mettre à lire
Des personnalités comme Bill Gates, Warren Buffet, Oprah Winfrey, ou même Barack Obama détiennent un secret commun de productivité.
Ils sont tous passionnés de lecture et ont instauré des routines dédiées.
La lecture est fréquemment citée comme un facteur de réussite car elle offre la possibilité d’élargir ses connaissances, de stimuler sa créativité et de renforcer sa concentration.
Chaque ouvrage que vous parcourez ouvre une porte sur un univers différent, dévoilant une richesse inestimable de connaissances.
Que vous soyez plongé dans un roman, une biographie, un essai ou un manuel technique, vous enrichissez toujours votre savoir.
C’est un engagement envers votre épanouissement personnel et professionnel qui peut optimiser votre efficacité au quotidien.
Alors, si vous n’avez pas encore adopté la lecture, il est grand temps de vous préparer une boisson chaude et de vous plonger dans un bon livre.
Comment être plus productif au travail en vidéo
Pour conclure sur comment être plus productif au travail
La productivité n’est pas simplement une affaire de réaliser un grand nombre de tâches à une vitesse fulgurante.
Elle repose sur une planification judicieuse, une concentration intense et une élimination rigoureuse des distractions.
Vous avez entre vos mains plusieurs outils et techniques pour optimiser votre rendement, qu’il s’agisse de la loi de Pareto, de la technique Pomodoro ou de la simple mais puissante habitude de la lecture. Je ne peux pas assez insister sur l’importance de la qualité par rapport à la quantité.
Adopter un mode de travail plus intentionnel, se focaliser sur une tâche à la fois, et surtout, continuer à apprendre et à s’adapter aux évolutions technologiques.
Comme je l’ai partagé à travers mes propres expériences et les enseignements tirés des plus grands esprits de notre époque, la clé est de toujours prioriser, planifier et persévérer.
Alors, je vous invite à adopter ces principes, à découvrir les outils qui vous conviennent le mieux et à vous engager pleinement dans votre chemin vers une productivité maximale.
Après tout, c’est en investissant en vous et en affinant continuellement vos méthodes que vous propulserez non seulement votre entreprise, mais également votre épanouissement personnel.
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